ปรับขนาดอักษร

การสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุประเภทต่างๆ

การสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ

 

                เอกสารจดหมายเหตุ เป็นเอกสารที่เกิดจาการดำเนินกิจกรรม หรือภารกิจหน้าที่ ของบุคคลหรือหน่วยงานซึ่งเอกสารได้สะสมเพิ่มพูนขึ้นตามลำดับเวลาและตามโครงสร้างของภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานผู้ผลิตเอกสารหรือผู้เป็นเจ้าของเอกสาร เอกสารเหล่านี้จะสะท้อนให้เห็นถึงกิจกรรม ภารกิจ และหน้าที่ของผู้เป็นเจ้าของเอกสาร โดยเอกสารดังกล่าวได้รับการประเมินคุณค่าว่าเป็นเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ แสดงให้เห็นถึงบทบาท ภารกิจ ของบุคคลและหน่วยงาน ที่สะท้อนให้เห็นถึงสภาพทางสังคม เศรษฐกิจ การเมือง หรือศิลปวัฒนธรรมในยุคหรือสมัยใดสมัยหนึ่ง  โดยคุณค่าของเอกสารเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อการศึกษาค้นคว้าและวิจัยในด้านต่างๆ

          เอกสารจดหมายเหตุที่สำนักหอจดหมายเหตุ ได้ทำการอนุรักษ์และให้บริการแก่ผู้ค้นคว้า แบ่งได้เป็นสองประเภทใหญ่ๆ ได้แก่ เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์ ได้แก่  เอกสารของหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ หน่วยงานอิสระ เอกสารส่วนบุคคล และเอกสารประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ ที่ปรากฏในรูปแบบของภาพ, เสียง, ภาพเคลื่อนไหว ที่ได้บันทึกลงบนสื่อประเภทต่าง ๆ ได้แก่ ภาพถ่าย แบบแปลน แผนที่ แผนผัง แถบบันทึกภาพ แถบบันทึกเสียง  ซีดีรอม(รายละเอียดเอกสารที่ให้บริการ)

               

           การสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุทั้งสองประเภทจะมีความแตกต่างกันตรงที่การสืบค้นเอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุจะสืบค้นจากบัตรดัชนีคำค้นตามหัวเรื่องที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติได้จัดหมวดหมู่ไว้

                สำหรับการสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์ หัวข้องานวิจัยหรือหัวข้อที่ผู้ค้นคว้าสนใจ จะเป็นกุญแจสำคัญในการที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารจดหมายเหตุ โดยข้อมูลดังกล่าวอาจพบอยู่ในเอกสารของบุคคล หรือหน่วยงานราชการผู้เป็นเจ้าของเอกสาร หรือทั้งสองแหล่งที่มา  ในการสืบค้นผู้ค้นคว้าจะต้องมีพื้นฐานในเรื่องที่เกี่ยวกับหัวข้อ เพื่อนำมาใช้สำหรับเป็นข้อมูลในการสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อหาข้อมูลที่ต้องการโดยการสืบค้นจากเครื่องมือช่วยค้นที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติได้จัดทำไว้

                สำหรับผู้ค้นคว้ารายใหม่ที่ยังไม่คุ้นเคยกับเอกสารจดหมายเหตุ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มีข้อแนะนำในการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารจดหมายเหตุตามคำแนะนำต่อไปนี้

1.     ระบุหัวข้อที่ท่านสนใจและต้องการสืบค้น

2.     เตรียมตัวสำหรับการค้นคว้าข้อมูล จากหัวข้อที่ท่านสนใจ โดยการอ่านหรือศึกษาข้อมูลเดิมที่มีอยู่ เพื่อให้ทราบข้อมูลพื้นฐานของหัวข้อที่ท่านสนใจ ข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ ช่วงเวลาหรือปีที่เกิดเหตุการณ์, ชื่อบุคคลที่เกี่ยวข้อง, รหัสของเอกสารจดหมายเหตุที่ใช้ในการอ้างอิง ข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้จะทำให้ท่านสามารถเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุได้รวดเร็วขึ้น

3.     ระบุประเภทของเอกสารที่ท่านต้องการสืบค้น ได้แก่ เอกสารลายลักษณ์ เอกสารประเภทภาพถ่าย แบบแปลน แผนที่ แผนผัง แถบบันทึกภาพหรือเสียง หรือเอกสารอื่นใดที่ต้องการซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่งประเภท

4.     ระบุช่วงเวลาหรือระยะเวลาของการเกิดเหตุการณ์ ช่วงเวลาที่คาบเกี่ยว หรือที่เกี่ยวเนื่องกับเหตุการณ์ตามหัวข้อที่ท่านสนใจ

5.     นำข้อมูลที่ท่านมีอยู่มาปรึกษานักจดหมายเหตุที่ห้องบริการค้นคว้านักจดหมายเหตุจะแนะนำชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องให้กับท่านเพื่อที่ท่านจะทำการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการ

6.     ในกรณีที่เป็นเอกสารประเภทภาพถ่าย แบบแปลน แผนที่ แผนผัง แถบบันทึกภาพ แถบบันทึกเสียงให้ผู้ค้นคว้าติดต่อที่ห้องบุรฉัตร ชั้นสอง โดยสามารถสืบค้นได้จากบัตรดัชนี และฐานข้อมูลภาพถ่าย

7.     หากเป็นเอกสารจดหมายเหตุลายลักษณ์ ผู้ค้นคว้าสามารถอ่านบัญชีเอกสารหรือเครื่องมือช่วยค้นประเภทอื่นได้ที่ห้องบัญชีเอกสาร บริเวณห้องกรมหลวงพิชิตปรีชากรชั้นหนึ่ง

8.     กฤตภาค(เอกสารประมวลข่าวเหตุการณ์สำคัญ) สืบค้นได้ที่ห้องกรมหลวงพิชิตปรีชากรชั้นหนึ่งโดยสืบค้นจากบัญชีเอกสารตามปีพุทธศักราชในห้องบัญชีเอกสาร และจากบัตรรายการบริเวณชั้นลอย

9.     การสืบค้นจากบัญชีเอกสารให้ผู้ค้นคว้าศึกษาประวัติของเอกสารจากหน้าประวัติเอกสาร เพื่อให้ทราบถึงที่มาของเอกสารว่ามาจากบุคคลหรือหน่วยงานใด และบุคคลหรือหน่วยงานนั้นได้ประกอบภารกิจหน้าที่หรือกิจกรรมใดอันก่อให้เกิดเอกสารเหล่านั้น เพื่อหาความเชื่อมโยงของเอกสารกับหัวข้อที่ท่านสนใจเอกสารที่ท่านคาดว่าจะเกี่ยวข้องหรือมีข้อมูลที่ท่านต้องการอาจอยู่ในรายการเอกสารของบัญชีเอกสารเล่มใดเล่มหนึ่ง หรือหลายเล่มจากชุดเอกสารชุดใดชุดหนึ่งหรือหลายชุด ทั้งนี้โดยดูจากภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานหรือบุคคลผู้เป็นเจ้าของเอกสาร รวมถึงหน่วยงานย่อยในระดับรองลงมาตามลำดับโครงสร้างของการบริหารและลำดับเวลาของเอกสาร

10.            เมื่อพบเอกสารที่ต้องการให้เขียนใบยืมเอกสาร โดยกรอกรหัสเอกสารตามที่ปรากฏในบัญชีเอกสาร และส่งให้เจ้าหน้าที่ ประจำห้องค้นคว้า  เพื่อจัดหาเอกสารให้ท่าน

11.            เมื่อได้รับเอกสาร โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำในการใช้เอกสารจดหมายเหตุ

12.             เมื่อต้องการทำสำเนา ให้กรอกแบบฟอร์มขอทำสำเนา ซึ่งขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการทำสำเนาที่มีข้อตกลงหรือได้ระบุให้ทำสำเนาได้เท่านั้น และมอบให้เจ้าหน้าที่ เพื่อทำสำเนาให้ท่านต่อไป

                                                                                                                      นางสาววรนุช วีณะสนธิ

                                                                                                      นักวิชาการโสตทัศนศึกษา ชำนาญการ

ผู้เขียน :

Administrator

วันที่เผยแพร่ :

วันพฤหัสบดี, 04 กรกฎาคม 2556

ผู้ชม :

4926